INDEXO Privātuma politika

Par mums

Ar šo privātuma politiku mūsu mērķis ir sniegt Jums informāciju par fizisko personu datu apstrādi, ko veic INDEXO grupas uzņēmumi Latvijā.

• IPAS “Indexo”, vienotais reģistrācijas numurs: 40203042988, adrese: Elizabetes iela 13-1A (turpmāk – Pārvaldītājs vai Mēs) ir licencēta ieguldījumu pārvaldes sabiedrība, kas piedāvā pirmos modernos, zemu izmaksu pensiju plānus Latvijā.
• Indexo Atklātais Pensiju Fonds AS, vienotais reģistrācijas numurs 40203248944, adrese: Elizebetes iela 13-1A (turpmāk – Pensiju fonds vai Mēs) ir licencēts privātais pensiju fonds, kas piedāvā privātos pensiju plānus.

Termini

Regula – Eiropas Parlamenta un Padomes regulai (ES) 2016/679 (27.04.2016.) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti.

Jūs – Jūs kā fiziskā persona, kuras Personas datus apstrādājam.

Pārvaldītājs – IPAS “Indexo”

Pensiju fonds – Indexo Atklātais pensiju fonds AS

Mēs – IPAS “Indexo” un Indexo Atklātais pensiju fonds AS

INDEXO grupa – IPAS “Indexo” un tās tieši kontrolētas juridiskas personas, meitas sabiedrības, ieskaitot Pensiju fondu.

Apstrāde – jebkuras darbības, kuras veicam ar Jūsu Personas datiem, piemēram, Jūsu Personas datu vākšana, reģistrēšana, glabāšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana, dzēšana vai iznīcināšana un ne tikai.

Personas dati – jebkāda informācija, kas attiecas vai varētu attiekties uz Jums, piemēram, Jūsu vārds, uzvārds, personas kods, adrese, tālruņa numurs, elektroniskā pasta adrese, Jums raksturīgā ekonomiskā un cita rīcība.

Piekrišana – jebkurš Jūsu brīvi un apzināti sniegts apstiprinājums, ar kuru Jūs piekrītat savu Personas datu Apstrādei konkrētam nolūkam.

Profilēšana – Jūsu Personas datu izmantošana, lai izvērtētu ar Jums saistītu personisku rīcību, jo īpaši analizējot vai prognozējot rīcību saistībā ar Jūsu ekonomisko situāciju, personīgām vēlmēm, interesēm, uzticamību, uzvedību, atrašanās vietu.

Mums rūp Jūsu privātums

Šīs privātuma politikas mērķis ir pēc iespējas skaidrāk un saprotamāk informēt Jūs par to, kā un kāpēc Pensiju fonds izmanto Jūsu personisko informāciju. Šī iemesla dēļ šajā privātuma politikā plaši izmantojam ne-juridisku valodu un vienkāršas teikumu uzbūves.

Mūsu mērķis ir likt Jums justies droši, izpaužot Mums savus Personas datus. Personas dati ir jebkāda informācija, kas var tikt izmantota, lai identificētu fizisku personu.

Mēs veicam atbilstošus pasākumus, lai nodrošinātu, ka Jūsu personas dati ir drošībā un lai Jūsu personas datu apstrāde notiktu atbilstoši spēkā esošajiem datu aizsardzības tiesību aktiem un Mūsu iekšējām procedūrām un politikām.

Mums ir svarīgi nodrošināt caurskatāmību un pārredzamību, apstrādājot Jūsu personas datus.

Mēs esam apņēmušies aizsargāt Jūsu personisko informāciju un ievērot konfidencialitāti visā, ko Mēs darām. Šī politika ļauj Jums uzzināt, kādus personas datus Mēs varam iegūt par Jums, kā Mēs tos izmantosim, kādas ir Jūsu tiesības un to, kā Jūs varat sazināties ar Mums.

Mums var būt nepieciešamība aktualizēt Privātuma politiku. Mūsu interneta vietnēs tiks publicētas visas izmaiņas, kuras, protams, ir pieejamas Jums jebkurā laikā.

Kādus Personas datus Mēs apstrādājam un kam tie tiek nodoti?

Lai nodrošinātu Mūsu funkciju izpildi, Mums var rasties nepieciešamība apstrādāt Jūsu Personas datus, piemēram:

Kam Jūsu Personas dati tiek nodoti?

INDEXO grupas uzņēmumiem

Sadarbības partneriem
Pakalpojumu sniedzējiem un sadarbības partneriem, kas saistīti ar Mūsu pakalpojumu nodrošināšanu un kurus mēs pirms sadarbības uzsākšanas esam rūpīgi izvērtējuši (piemēram, auditorkompānijas, juridisko, informācijas tehnoloģiju pakalpojumu sniedzēji).

Mēs rūpīgi pārbaudām visus pakalpojuma sniedzējus, kas Mūsu vārdā un uzdevumā apstrādā Jūsu personas datus. Mēs izvērtējam, vai sadarbības partneri (Personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai Jūsu Personas datu apstrāde notiktu atbilstoši mūsu uzdevumiem, norādījumiem, instrukcijām un normatīvā regulējuma prasībām. Šie uzņēmumi nav tiesīgi Jūsu Personas datus izmantot kādiem citiem mērķiem.

Citiem pensiju fondiem, ja Jūs vēlaties pārskaitīt uzkrājumu papildpensijai uz citu pensiju fondu.

Tiesību aizsardzības iestādes, valsts un pašvaldību iestādes

Lai pildītu likumu pienākumus, mēs varam nodot Jūsu Personas datus tiesību aizsardzības iestādēm (piemēram, policijai, prokuratūrai), kā arī valsts un pašvaldību iestādēm pēc šo iestāžu pamatojoša pieprasījuma. Mēs varam nodot Jūsu Personas datus arī tiesību aizsardzības iestādēm (piemēram, tiesām), kā arī valsts un pašvaldību iestādēm, lai aizstāvētu Mūsu juridiskās intereses, sastādot, iesniedzot un aizstāvot juridiskas prasības.

Uzraudzības iestādēm (Finanšu un kapitāla tirgus komisijai, Patērētāju tiesību aizsardzības centram, Datu valsts inspekcijai, Valsts ieņēmumu dienestam u.c. iestādēm), pamatojoties uz rakstiski iesniegtiem pieprasījumiem vai tiesību aktos noteiktiem Mums saistošiem pienākumiem.

Noteiktos gadījumos Mēs Personas datus nodosim finanšu izmeklēšanas iestādēm.

Jūsu Personas dati sniedzot INDEXO pakalpojumus netiek apstrādāti valstīs, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības (ES) un Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) teritorijas.

Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums, proti, lai izpildītu juridisku pienākumu, noslēgtu vai izpildītu līgumu, vai saskaņā ar Jūsu piekrišanu.  Gadījumā, ja radīsies šāda nepieciešamība, tad Personas datu nodošana tiks veikta, ievērojot Regulas prasības un Mēs nodrošināsim noteiktās procedūras šādai Personas datu apstrādei un attiecīga aizsardzības līmeņa nodrošināšanai.

No kā Mēs iegūstam Personas datus?

Jūs kā datu subjekta

Mēs iegūstam Jūsu Personas datus tieši no Jums kā datu subjekta, piemēram:

• piesakoties produktu un pakalpojumu saņemšanai;
• kontaktējoties ar mums ar pasta, e-pasta starpniecību, pa tālruni (ar audio, bez audio ieraksta), lietojot čatu vai klātienē;
• pierakstoties uz konsultācijām;
• Jūs lietojat Mūsu produktus un pakalpojumus;
• saņemot un izskatot iesūtītos jautājumus, priekšlikumus un sūdzības;
• ar Jūsu piekrišanu mēs iegūstam personas datus no Jums informatīvos semināros, konferencēs u.tml. Personas dati tiek iegūti, piesakoties uz šiem pasākumiem mūsu tīmekļa vietnē vai aizpildot reģistrācijas veidlapas vai kontaktu iegūšanas kartītes pasākumu laikā, kā arī rīkojot aptaujas.

Tiek radīti procesa rezultātā

• personas dati tiek radīti pakalpojuma sniegšanas gaitā;
• sīkdatnes.

Tiek saņemti no trešajām personām vai sadarbības partneriem

• Persona (pensiju plānu dalībnieks), kura noslēgusi līgumu ar mums un norādījusi līgumā Jūs kā maksātāju vai personu, kurai ir tiesības saņemt uzkrāto papildpensijas kapitālu dalībnieka nāves gadījumā;
• Jūsu darba devējs, kas noslēdzis kolektīvās dalības līgumu ar mums;
• Mūsu sadarbības partneri, kuri sniedz Jums par mums informāciju, veic tirgus izpēti, nodrošina pakalpojumus lojalitātes programmu ietvaros;
• INDEXO grupas uzņēmumi;
• Normatīvajā regulējumā noteikto datu bāžu uzturētāji, reģistri;
• Valsts institūcijas un tiesībsargājošās iestādes un to amatpersonas.

Automatizētu lēmumu pieņemšana

Pensiju fonds veic automatizētu lēmumu pieņemšanu, tostarp profilēšanu, lai balstoties uz Jūsu Personas datiem (dzimšanas datums, vēlamais pensionēšanās vecums), izvēlētos sadalījumu starp ieguldījumiem uzņēmumu akcijās un obligācijās 3.pensiju līmenī, ja esat šādu stratēģiju izvēlējies.

Tāpat Pensiju fonds var izmantot automatizētu lēmumu pieņemšanu, lai Jums, ja vien esat iepriekš piekritis komerciālu paziņojumu saņemšanai, varētu sniegt tieši Jums pielāgotos piedāvājumus ar ieteikumiem par Jums atbilstošākajiem risinājumiem, kas balstīti uz Jūsu vecumu un informāciju par Jūsu pašlaik izmantotajiem pakalpojumiem.

Cik ilgi Jūsu Personas dati tiek glabāti?

Personas dati tiek glabāti līdz:

• ar normatīvo regulējumu noteiktā pienākuma izpildei (piemēram, atbilstoši Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas likumā noteiktajam termiņam 5 gadi; 10 gadus atbilstoši vispārīgajam saistību tiesību noilguma termiņam);
• ja apstrāde notiek, pamatojoties uz piekrišanu, Personas dati tiek apstrādāti tik ilgi, kamēr sniegtā piekrišana ir spēkā un tā nav atsaukta, nepastāvot citam Jūsu Personas datu apstrādes pamatam;
• telefonsarunas ar audio ierakstu, lai ar audio ierakstu palīdzību nodrošinātu un uzlabotu pakalpojumu sniegšanas kvalitāti, nodrošinātu pierādījumus darījumiem un komunikācijai ar Jums tiek glabāti ne ilgāk kā 30 dienas;
• noteiktā apstrādes mērķa sasniegšanai.

Nosakot Jūsu Personas datu glabāšanas termiņus, Mēs izvērtējam: Jūsu Personas datu glabāšanas nepieciešamību, lai nodrošinātu spēkā esošā pakalpojuma līguma izpildi.

Ilgāks Personas datu uzglabāšanas laiks ir pieļaujams, lai izpildītu normatīvā regulējuma prasības par dokumentu vai informācijas glabāšanas minimālo termiņu vai arī lai aizsargātu Pensiju fonda likumīgās intereses, piemēram, tiesvedību gadījumā.

Kad šis periods ir beidzies, Pensiju fondam drošā veidā izdzēsīs Jūsu Personas datus vai padarīs tos nepieejamus (arhivēšana), vai arī neidentificējamus, lai tos vairs nevarētu sasaistīt ar Jums.

Kā Mēs aizsargājam Jūsu Personas datus?

Mēs pastāvīgi pārskatam un uzlabojam aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Jūsu Personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to īstenotu, Mēs pielietojam mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, antivīrusu programmas, šifrēšanu.

Mēs neesam atbildīgi par nesankcionētu piekļuvi Jūsu Personas datiem un/vai datu zudumu, ja tas noticis Jūsu vainas vai nolaidības dēļ.

Jūsu Personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas radīs iespējami augstu risku Jūsu tiesībām un brīvībām, Mēs nekavējoties paziņosim par to Jums, ja tas būs iespējams, vai informācija tiks publiskota Mūsu mājaslapā, vai citādā iespējamā veidā.

Jūsu tiesības

Normatīvais regulējums datu aizsardzības jomā piešķir Jums vairākas tiesības ietekmēt Jūsu Personas datu apstrādi. Lai šīs tiesības īstenotu, lūdzu, iesniedziet Mums rakstveida iesniegumu: klātienē (līdzi jāņem pase vai ID karte) vai nosūtot ar drošu elektronisku parakstu un laika zīmogu parakstītu iesniegumu uz e-pasta adresi: [email protected]. Pēc iesnieguma saņemšanas Mēs Jūs identificēsim, proti, pārliecināsies, ka Jūs esat tā pati persona, par kuru uzdodaties, un sniegsim Jums atbildi viena mēneša laikā.

– Piekļuve personas datiem

Jums ir tiesības pieprasīt apstiprinājumu no Mums vai apstrādājam Jūsu personas datus, un šādos gadījumos pieprasīt izsniegt apstrādē esošo personas datu kopiju.

– Personas datu labošana

Ja uzskatāt, ka informācija par Jums ir nepareiza vai nepilnīga, Jums ir tiesības lūgt Mums to labot. Vienlaikus vēršam uzmanību, ka, izmantojot mūsu pakalpojumus, Jūs apliecināt, ka Jūsu norādītie Personas dati ir precīzi un pareizi un ka Jūs esat sasniedzis vismaz 18 gadu vecumu. Mēs nevaram nodrošināt pakalpojumu saņemšanu, ja sniedzat neprecīzus datus.

– Piekrišanas atsaukšana

Ciktāl Mēs apstrādājam Jūsu Personas datus, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu personas datu apstrādei. Šādā gadījumā Mēs pārtrauksim apstrādāt Jūsu personas datus tam nolūkam, kādam Jūs sniedzāt savu piekrišanu. Lūdzu ņemiet vērā, ka piekrišanas atsaukšana Jums nedos tiesības apstrīdēt datu apstrādes likumīgumu, ko Pensiju fondam ir veikusi līdz piekrišanas atsaukšanai.

– Dzēšana

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt dzēst Jūsu Personas datus. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka datu dzēšana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma. Pēc tam, kad dati vairs nav nepieciešami noteikto funkciju īstenošanai, Mēs tos dzēšam vai padarām nepieejamus/neidentificējamus kādā citā veidā.

– Apstrādes ierobežojums un iebildumi pret datu apstrādi

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt Mums ierobežot Jūsu Personas datu apstrādi. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka apstrādes ierobežošana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma.

– Datu pārnesamība

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības saņemt vai nodot savus Personas datus tālāk citam datu pārzinim. Šīs tiesības ietver tikai tos datus, ko Jūs esat sniedzis Mums, pamatojoties uz savu piekrišanu vai līgumu.

– Tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā

Mēs augstu vērtējam Jūsu privātumu un aicinām Jūs sazināties ar Mums jautājumu un neskaidrību gadījumos, tomēr, ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu personas dati tiek apstrādāti neatbilstošā veidā, Jums ir tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā. Ja neesat apmierināts ar saņemto atbildi, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (http://www.dvi.gov.lv/lv/funkcijas/kontaktinformacija/)

Jautājumi par personas datu aizsardzību

Ja jums rodas jautājumi par personas datu aizsardzību vai interese par to, kā Mēs apstrādājam Jūsu personas datus, lūdzu, informējiet par to mūsu datu aizsardzības speciālistu sūtot vēstuli uz adresi: INDEXO, Elizabetes iela 13-1A, Rīga, LV-1010 vai elektroniski uz e-pasta adresi: ([email protected]).

Versija 1.3, spēkā no 2021.gada 4. oktobra